中小企業(yè)的企業(yè)主經(jīng)常會(huì)問：“使用ERP管理軟件有什么優(yōu)勢？跟我目前使用的EXCEL區(qū)別在哪里？ERP的報(bào)表我用EXCEL也實(shí)現(xiàn)了呀？……”

一、信息共享平臺(tái)

       ERP管理軟件是一個(gè)系統(tǒng)，是企業(yè)信息的存儲(chǔ)中心，在這個(gè)存儲(chǔ)中心，可以根據(jù)不同崗位不同人員設(shè)置不同的信息共享，信息既是透明的卻又是不可視的，既能保證信息的及時(shí)傳輸又能使信息共享最大化。但Excel做成的文件是以個(gè)體存在的，沒有很好的聯(lián)系起來，不能實(shí)現(xiàn)信息的集成，Excel中要實(shí)現(xiàn)信息的共享只能通過設(shè)置共享文件夾來實(shí)現(xiàn)，共享文件夾會(huì)帶來很大的風(fēng)險(xiǎn)，可以利用一些方法破解共享密碼，竊取信息、破壞信息。

       舉例：供應(yīng)商送貨并付貨款時(shí)，采購關(guān)心數(shù)據(jù)、價(jià)款，而倉庫、生管、生產(chǎn)只關(guān)心物料的到廠情況，這些在ERP管理軟件中很容易共享，但在EXCEL中就需要關(guān)聯(lián)出多個(gè)SHEET。

二、數(shù)據(jù)的重復(fù)利用

       相同或相關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)一次輸入多次復(fù)核是ERP管理軟件優(yōu)于Excel的一個(gè)明顯特點(diǎn)，這樣的數(shù)據(jù)引用模式既減少的輸入的工作量提高了工作效率，同時(shí)還可以減少數(shù)據(jù)的輸入錯(cuò)誤，最大程度上保證了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。而Excel不能很好的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的重用，每次用到都要重復(fù)輸入，既增加了工作量，也增加了出錯(cuò)的概率。

       舉例：客戶送貨單，業(yè)務(wù)助理錄入記錄訂單出貨量、倉庫錄入保證庫存量、財(cái)務(wù)錄入保證應(yīng)收款。在ERP管理軟件中，相關(guān)聯(lián)單據(jù)可以直接取單引用；但使用EXCEL時(shí)，業(yè)助、倉庫、財(cái)務(wù)每個(gè)部門都需要錄入一次，浪費(fèi)工時(shí)不說，準(zhǔn)備性也難得到保證。

三、流水痕跡的記錄

       ERP中對業(yè)務(wù)流程中每個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的操作都會(huì)紀(jì)錄相應(yīng)的流水痕跡記錄，包括對各個(gè)單據(jù)的修改、倉庫的出入庫、盤虧盤盈等都會(huì)紀(jì)錄每次操作發(fā)生的變化，這樣一方面可以根據(jù)流水查業(yè)務(wù)發(fā)生紀(jì)錄，另外一方面可以加強(qiáng)對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。

       舉例：Excel中，發(fā)現(xiàn)庫存帳實(shí)不符，在Excel中很方便的就可以修改，并且沒有任何修改紀(jì)錄，這樣就不會(huì)暴露倉庫管理中的漏洞，管理者也很難及時(shí)的采取措施，長期下去，必定會(huì)給企業(yè)帶來嚴(yán)重的危害。

四、數(shù)據(jù)計(jì)算能力

       ERP中顯示給用戶的都是結(jié)果或者數(shù)據(jù)的采集窗口，而結(jié)果的由來可能是經(jīng)過復(fù)雜的計(jì)算得來的，這些計(jì)算都是在ERP內(nèi)部進(jìn)行處理的，使用者看到的就是想看的結(jié)果，而不用去手工設(shè)計(jì)公式、手工計(jì)算。簡單的計(jì)算Excel中是可以通過設(shè)置公式來自動(dòng)計(jì)算的，可是復(fù)雜的計(jì)算，在 Excel中是無法進(jìn)行的。

       舉例：對物料需求的計(jì)算，既要去搜索庫存、BOM表、最近計(jì)劃使用量、安全庫存量等多個(gè)因素，這種計(jì)算在Excel中幾乎無法實(shí)現(xiàn)的，即使算出來準(zhǔn)確率也不高，而在ERP中 就能很快的把結(jié)果顯示出來。

五、查詢、報(bào)表呈現(xiàn)角度

       ERP中查詢條件、報(bào)表呈現(xiàn)是可以根據(jù)使用者的個(gè)人習(xí)慣進(jìn)行設(shè)定，查詢方式更是多樣化，有模糊式查詢，有精確式查詢，有單獨(dú)條件查詢，有多條件組合查詢，多樣化的查詢方式和自定義的查詢條件能快速的找出用戶的目的數(shù)據(jù)，節(jié)約了查詢時(shí)間，提高了工作效率。而報(bào)表更是根據(jù)個(gè)人愛好設(shè)定需顯示欄位及呈現(xiàn)格式。

       舉例：年度銷售統(tǒng)計(jì)按業(yè)務(wù)員統(tǒng)計(jì)、按產(chǎn)品統(tǒng)計(jì)、按客戶統(tǒng)計(jì)…，這些在ERP中只要一張報(bào)表就可以多角度分析，而EXCEL中只能分SHEET才能實(shí)現(xiàn)。

六、數(shù)據(jù)安全與權(quán)限管控

       使用ERP的一個(gè)明顯好處就是數(shù)據(jù)安全的增加，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是一個(gè)企業(yè)立足商場的基礎(chǔ)，這些數(shù)據(jù)對一個(gè)企業(yè)來說至關(guān)重要，這些數(shù)據(jù)是企業(yè)運(yùn)行多年的積累，對企業(yè)的作用是無法衡量的。ERP把這些數(shù)據(jù)統(tǒng)一保存在一臺(tái)服務(wù)器上，并以編碼的方式保存在數(shù)據(jù)庫中，一方面可以防止數(shù)據(jù)的丟失， 更重要的可以防止數(shù)據(jù)的流失，導(dǎo)致企業(yè)信息的外泄，對企業(yè)的市場競爭帶來很大的危害。而用Excel紀(jì)錄的數(shù)據(jù)，都放在一個(gè)個(gè)分散的電腦中，一旦電腦出現(xiàn) 故障就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，由于數(shù)據(jù)沒有集中管理，很容易使數(shù)據(jù)外流。

       舉例：客戶信息，放在Excel中的客戶信息，相關(guān)人員可以隨時(shí)的帶到外面，給企業(yè)帶來無法估量的損失。但在ERP中只有經(jīng)過授權(quán)的人，才可以看到屬于自已的客戶信息，而且導(dǎo)出也只有經(jīng)過授權(quán)才可以實(shí)現(xiàn)。

七、智能提醒

       智能提醒是ERP與 Excel的又一明顯區(qū)別。通過智能提醒提示用戶對異常數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，找出產(chǎn)生異常數(shù)據(jù)的原因，從而快速的解決問題，把對企業(yè)的危害降到最低。而Excel就無法實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。

   舉例：對應(yīng)出貨的客戶訂單的提醒，管理者可以通過提醒功能，看到哪些訂單將要出貨，對于將要逾期交貨的訂單，能盡早與客戶溝通，避免由此而產(chǎn)生的損失。

八、管理思想的體現(xiàn)與執(zhí)行控制

       ERP管理軟件是“管理實(shí)際工作過程”，具有全程必要的“擬人思維邏輯運(yùn)算能力”，是工廠實(shí)際作業(yè)流程的系統(tǒng)化表現(xiàn)。而ERP管理軟件十分擅長這樣的“邏輯關(guān)聯(lián)運(yùn)算”，從而代替工作人員“人為的跑動(dòng)通知”。

舉例：業(yè)務(wù)接到訂單后找生管，生管安排好后找采購，采購找供應(yīng)商，交貨到倉庫。在excel表中你是無法用數(shù)學(xué)公式來表現(xiàn)的，你需要編寫一大堆復(fù)雜的“關(guān)系公式”才能勉強(qiáng)做到，再復(fù)雜點(diǎn)就無能無力了，而在管理軟件中，實(shí)現(xiàn)起來并不復(fù)雜。

       當(dāng)然，以上所指的EXCEL是指標(biāo)準(zhǔn)的EXCEL，并不包括經(jīng)過VBA二次開發(fā)后的功效（筆者剛工作時(shí)曾接觸過經(jīng)過二次開發(fā)過的EXCEL，至今我依然佩服不已）。